株式会社エポック社

プライバシーポリシー

株式会社エポック社(以下、当社といいます)は、ご提供頂いたお客様の個人情報について、適切な管理を行うために、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、かつ自主的な管理規程及び体制を確立し、以下のとおり個人情報保護方針を定め、これを確実に実行し維持してまいります。

1.個人情報の収集について

当社は、個人情報の入手にあたり、適法かつ公正な手段によって行い、不正な方法により入手しないことはもちろん、個人情報の主体であるご本人(以下、ご本人といいます)から利用目的等について同意を頂くか、当社ウェブサイトやダイレクトメール・リーフレット・広告誌面等(以下、告知媒体といいます)で必要事項を告知します。


子供に関する個人情報について
15歳以下のお客様の個人情報をご提供いただく場合は、保護者の方の同意を頂くようにしております。保護者の方の同意がないまま個人情報を取得していたことが発覚した場合、当社は、可能な限り速やかに当該個人情報を削除します。

2.個人情報の利用について

当社は、個人情報の利用にあたり、ご本人の同意を頂くか、告知媒体に明記した利用目的の範囲内で、具体的な業務に応じ権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて行います。


統計データの利用
当社は、取得した個人情報をもとに個人を特定できないように加工して統計データを作成ることがあります。個人を特定できない統計データについては、当社は何ら制限なく利用できるものとします。

3.個人情報の第三者への開示・提供について

当社は、取得した個人情報を、次の場合を除き第三者に開示・提供しません。

  1. ご本人の同意がある場合
  2. 法令または権限ある公的機関の命令等に基づき開示・提供を求められた場合
  3. ご本人または公衆の生命・身体・健康・財産等に重大な損害が発生することを防止するために必要と当社が判断した場合
  4. 当社と個人情報に関する機密保持契約を締結している業務委託先に対し、業務の達成に必要な範囲内で、個人情報の取扱いを委託する場合
  5. 当社の代理人・顧問弁護士・公認会計士または監査法人に対して開示・提供する場合
  6. 統計データとして、個人を特定できない状態に加工した場合
  7. 合併、会社分割または営業譲渡等による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合
  8. その他法令で認められる場合

4.個人情報の安全管理について

当社は、取得した個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏洩等の防止、そのた安全管理のために以下の安全管理措置を講じています。

  1. 組織的安全管理措置
    個人情報保護に関する社内規程を定めています。
    委員会を設置し、個人情報の取扱いの管理監督に努め、個人情報保護法や社内規程に違反している事実(漏洩等の発生を含みます)又はその兆候を把握した場合の委員長への報告連絡体制を整備しています。
    監査責任者を設置し、定期的に監査を行っています。
  2. 人的安全管理措置
    従業者に研修を実施しています。
    秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
  3. 物理的安全管理措置
    個人情報を閲覧できる担当者や機器を限定しています。
    個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するために、持出し・保管時における施錠などの措置を講じています。
    個人情報が記載・記録された書類や機器等を廃棄する場合、修復不可能な手段を採用しています。
  4. 技術的安全管理措置
    アクセス制御を実施して、担当者や取り扱う情報等の範囲を限定しています。
    外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する対策を実施しています。
  5. 外的環境の把握
    当社は、米国に所在する外部事業者が提供するクラウドサービスを利用しており、個人情報を米国に所在のクラウドサーバで保存することがあります。
  6. 委託先の監督
    個人情報の取扱いを第三者に委託する場合に、委託先の調査を行い、適切な委託先を選定しています。委託契約を締結し、その内容が遵守されていることの確認を行います。

5.個人情報の開示等について

個人情報の開示・訂正・追加・削除について
当社は、ご本人から自己の個人情報について、開示・訂正・追加・削除を求められた場合、法令及び当社管理規程に基づき、当該ご請求がご本人によるものであることが確認できた後に、合理的な期間内にこれに対応します。


個人情報の利用停止等について
当社は、ご本人から自己の個人情報について、以下の各号に定める場合に該当するとして、利用停止・消去(以下、利用停止等といいます)を求められた場合、法令及び当社管理規程に基づき、当該ご請求がご本人によるものであることが確認できた後に、合理的な期間内にこれに対応します。また、個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、利用者の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じます。なお、ご請求いただいた個人情報の利用停止等により、各種サービスの利用が制限され、または各種サービスの会員資格を喪失する場合がありますので、予めご了承ください。

  1. 利用目的の範囲を超えて取り扱われている場合
  2. 不正の手段により取得された個人情報である場合
  3. 違法または不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用されている場合
  4. 当社が利用者の個人情報を利用する必要がなくなった場合
  5. 要配慮個人情報が含まれる個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損(以下「漏えい等」といいます。)が発生し、又は発生したおそれがある場合
  6. 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
  7. 不正の目的をもって行われたおそれがある個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
  8. 個人情報にかかる本人の数が千人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
  9. 当該個人情報の取扱いにより利用者の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合

開示等の手続きについて
開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去(以下、「開示等」といいます)の請求手続きについては、告知媒体に記載の各担当窓口までご連絡ください。
また、当社のウェブサイトにおいて、お客様がウェブ上で登録された情報については、お客様ご自身で照会、修正等することができます。
開示等の請求に際し、本人確認のために住民票、運転免許証、パスポート等の公的書類のコピーをご提供いただく場合がありますので、あらかじめご了承ください。
開示等の請求の対応にあたっては、手数料を申し受けることがあります。
以下に記載する場合はご請求に応じいたしかねます。ご請求に応じない場合は、その旨を通知させていただきます。

  1. ご本人であることが確認できない場合
  2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  3. 請求書面に不備があった場合や、当社の手続方法に従ったご請求でない場合
  4. 手数料のお支払いがない場合(手数料が不足する場合を含みます。)
  5. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  6. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  7. 利用目的から見て訂正・追加・削除が必要ではない場合や誤りである旨の指摘が正しくない場合
  8. 他の法令に違反することとなる場合
  9. その他、個人情報保護法に基づき開示等の義務を負わない場合

6.個人情報に関するお問い合わせ先について

個人情報の取扱いに関するご要望・お問い合わせは、告知媒体に記載の各担当窓口まで直接お願いします。担当窓口がご不明の場合は、下記お客様サービスセンターでも承りますが、担当窓口をご案内するか、担当窓口への引き継ぎとなり、通常より多少お時間がかかりますので、予めご了承ください。

株式会社エポック社 お客様サービスセンター

〒300-4193 茨城県土浦市藤沢 3647-5

TEL:029-862-5789

[電話受付時間]
月~金曜日(祝・祭日を除く) 10時~12時、13時~17時

7.インターネット上の個人情報について

当社のウェブサイトに、他社のウェブサイトへのリンクが含まれている場合がありますが、それらのウェブサイトとは個人情報を共有しておらず、それらのウェブサイトによる 個人情報保護については、当社は責任を負いかねますので、予めご了承ください。

8.コンプライアンス・プログラムの継続的改善について

当社は、定期的な内部監査の実施を通じて、コンプライアンス・プログラムを継続的に改善し、常に最良の状態を維持します。これに伴い、本ポリシーが予告無しに変更されることがありますことを予めご了承ください。

株式会社エポック社
代表取締役 前田 道裕
〒111-8618
東京都台東区駒形2丁目2番2号

以上

制定:2005年2月1日
改定:2022年3月28日